Ders Yerimiz…

SUNUŞ

 Sunuş, BIR TOPLULUK ÖNÜNDE KONUŞMA ŞEKLIDIR.

 Sunuş, BIR ILETIŞIM KANALIDIR.

NE İLETİLİR?
 - MESAJ

 Mesaj İletmek Ne Demektir?
Kendini İfade Etmek:
o Görsel olarak,
o Yazılı olarak,

Kendini İyi İfade etmek:
o Konuşma,
o Davranış,
o Bilgi,
o İletişim.

İyi Bir İzlenim Verebilmek İçin:
o Gülümsemek,
o Göz teması kurmak,
o Kişi(ler)nin isimlerini kullanmak,
o Bütün dikkati kişiye yöneltmek,
o Beden dilini iyi yorumlamak,
o Konuşmayı, kişinin kültür düzeyine göre ayarlamak,
o Irk, cins, kültür vb. farkı gözetmeksizin, o kişilere saygı duyulduğunun, hiç bir şüpheye yer bırakmayacak şekilde gösterilmesi,
o Ait olunan kuruma saygı ve güven duyulduğunun davranışlarla belli edilmesi,
o Sakin ve kendinden emin olunması,
o Kıyafetin derli toplu olması.

Bunların başarılabilmesi için yapılması gerekenler:
o İş ve özel yaşam arasında bir bağ ve denge kurulması,
o İş ve özel yaşamdaki hedeflerin belirlenmiş olması,
o Beynin çalışma düzeninin ve ondan daha fazla nasıl yararlanılacağının bilinmesi,
o Stres ve yorgnluk/bıkınlık yaratan sebeplerin nasıl ortadan kaldırılabileceğinin öğrenilmesi,
o İletişim kurma becerisinin geliştirilmesi,
o Güğçlü ve zayıf yanların bilinmesi,
o Ne tür bir insan olunduğunun bilinmesi: saldırgan, itaatkar, vb)
o Kaybeden değil, kazanan kişi olmayı istemek,
o Olumlu düşünmek.
Mesajların iletim yolları (SUNUŞUN ÖGELERİ):
• sözle,
• resimlerle,
• doğadan yararlanılarak ,
• karikatürlerle,
• yazı yoluyla.
Biz bu derste sözlü sunuşlar üzerinde duracağız
Sözlü bir sunuşun belli başlı ögeleri nelerdir?

• hedefler,
• düşüncelerin sıralanması ve zamanlaması,
• dil,
• yaklaşım,
• destekleyici materyallerdir.
Sözlü Sunuş Çeşitleri

- Bireysel
- Bir organizasyon adına

1. İç sunuş
2. Dış sunuş
İç Sunuş

* Enformasyon yaymak amacıyla verilir.

Kimler arasında:
*  Bölümler arasında,
*   yöneticilerle astları arasında,
*  kıdemli çalışanlarla gençler arasında.
 
Ne yapar?
bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür.
Ör. brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri.

 Sunuşlar çok çehrelidir: konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konunun tümü, sunuşun etkililiğine katkıda bulunur. 
Dış Sunuş

İkna etmeye yöneliktir,

Nerelerde gerçekleştirilir?
yerel ve profesyonel toplantılarda,
konferans ve kongrelerde,
müşteri ve halkla ilişkiler forumlarında yapılabilir.
SUNUŞUN HAZIRLANMASI
SUNUŞ HAZIRLAMANIN AŞAMALARI

1. İçsel Hazırlık: Sunuş analizini yapma/planlama,
2. Veri toplama,
3. Verilerin düzenlenmesi,
4. Sunuşun planının çıkarılması,
5. Metnin yazılması,
6. Görsel yardımcıların kararlaştırılması,
7. Metnin konuşmaya dökülmesi,
8. Sunuşun prova edilmesi,
9. Sunuşun gerçekleştirilmesi.
1) SUNUŞUN PLANLANMASI / ANALİZİ

Niçin?
o Planlama, etkili bir sunuşun anahtarıdır.

o Planlama, sunuşun içeriğinin ortaya çıkmasına ve gerçek konuşmanın gelişmesine temel oluşturur.
Planlama Yapmadan Önce Kendimize Sormamız Gereken Sorular:
 Hedeflerim neler?
 Konunun ana hatları neler?
 Bunların en önemlileri hangileri?
 Sunuşa kadar ne kadar zamanım var/kaldı?
 Kalan/mevcut zamanımı nasıl kullanmalıyım?
 Hangi materyale gereksinimim var?
 Bu materyalin bulunma olasılığı?

Planlama için harcanan zaman, en kısa sürede telafi edilerek, ürün olarak geri döner.

 

(İyi bir) Planlama için hangi noktalara dikkat edilmeli?

1) Hedefler:
a) Sunuşun hedefleri,
b) Konuşmacı(lar)nın hedefleri,
c) Dinleyicilerin hedefleri (rolü ve ihtiyaçları),
2) Sunuşun tarzı,
3) Sunuş ortamı,
4) Donanım ve materyaller,
5) Maliyetler,
6) Sunuşa yaklaşım,
7) Sunuşun içeriği.

Hedef Nedir?
 Arzulanan bir sonuçtur,
 Yapacağımız bir takım eylemler sonucunda, bulunmak istediğimiz durumun tarifidir.
Ör. Satışları artırmak ve kilo vermek, bir hedef değildir. Çünkü başarılmak istenilen durum veya şartları tanımlamıyor.

Hedef:
 Bu yıl Aralık ayı itibariyle, geçen yılın cirosunu %20 artırmak,
 Evlenirken giydiğimiz takım elbisenin içine girebilmek,
 Nisan’a kadar 6 kg vermek.
 
Hedef Belirlerken Kullanılabilecek Kriterler:
 Hedef açıkça taınmlanmalıdır,
 Gerçekçi olmalıdır,
 Motive edici olmalıdır,
 Ödüllendirici olmalı, yapılanlara değmelidir,
 HEDEFLER YAZILMALIDIR (yazıya dökmek, konuşmaktan zordur)).
Etkili bir planlama, konuşmacıya hangi konularda yarar sağlar:

1. Hedeflerin saptanması ve koordine edilmesi,
2. Olası en iyi içeriğin ortaya konması,
3. İçeriğin aktarılmasında esneklik gösterilmesi,
4. Problemlerin sunuş öncesinde çözülmesi,
5. Sunuş öncesinde, sunuş sırasında ve sunuş sonrasındaki ihtiyaçların karşılanması,
6. Etkili bilgilendirme,
7. Sunuşun yönetilmesi,
8. Sunuştan kaynaklanan değişikliklerle başa çıkılması.

PLANLAMADA DIKKAT EDILECEK NOKTALARIN AÇILIMI:

A) HEDEFLERIN SAPTANMASI

Bir sunuşa hazırlanmanın ilk aşaması, hedeflerin saptanmasıdır.

Örneğin, yeni memurların eğitilmesine yönelik bir kursun hedefleri ile, iş güvenliğinin tartışıldığı bir panelin hedefleri farklıdır.

Her iki olayda da bir sunuş hazırlanması gerekir ancak,
hedefleri,
konuşmacı ve
dinleyicileri farklıdır.

Etkili bir sunuş hazırlamak için, üç hedef dizisine gerek vardır ve sunuş içeriği geliştirilmeden, bu üç hedef dizisi ayrı ayrı ve bir arada analiz edilmelidir:

i) Sunuşun hedefleri,
ii) Konuşmacının hedefleri,
iii) Dinleyicilerin hedefleri.
i) Sunuşun hedefleri

Bir sunuşun hedefleri, şu sorulara cevap verilerek saptanabilir:
Bu sunuş neyi başarmalı?
a) Bilgi mi verecek?
b) Açıklamalarda mı bulunacak?
c) Rapor mu sunacak?
d) Eğitim mi verecek?
e) Onay mı bulacak?

 

ii) Konuşmacının hedefleri
Konuşmacıların iki hedef dizisi vardır:

1. Sunuşa yönelik hedefleri
(bir projenin durumunu üst yönetime bildirmek)

2. Kendi hedefleri
(Ör. projenin üçüncü ve dördüncü aşamalarını tasarlayacak bir müteahhitle/firmayla anlaşması için üst yönetimi ikna etmek)

Konuşmacılar genellikle kişisel hedeflerinin bilincinde olmazlar.

Yukarıdaki örnekte konuşmacının kişisel hedefi ile sunuşun hedefi çatıştığı için, etkisi gerektiği kadar olamayacaktır.

Dinleyiciler, tam olarak ne hedefleniyorsa, onu bekler. Karışık sinyaller alındığında, sunuş etkisizleşir ve sunucuya olan güven azalır.

Bunun için, kişinin kendisine “bu sunuş için hedeflerim nelerdir?” diye sorması gerekir. Hedefler, sunuşun amacıyla çelişiyorsa, duygu ve düşüncelerin kontrol altına alınması gerekir.

Sunuşun etkisini arttıran kişisel hedefler,:
- Saygı, inanç ve güven uyandırmak,
- Geri beslemeden öğrenmek,
- Soruları daha iyi kullanmak,
- Özgüven oluşturmak,
- Aktif bir dinleyici olmak.

Sunuşun etkisini azaltan kişisel hedefler:
- Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek,
- Terfi etmek,
- Başka birisini kötü göstermek,
- Övgü almak,
- Kişisel konumunu yükseltmek.

 

iii) Dinleyicinin hedefleri
Dinleyici Nedir?

Dinleyici, özel bir amaçla biraraya getirilmiş bir insan grubudur. Geçmiş deneyimleri, ihtiyaçları, inanç ve özanlayışları farklı olabilir.

 
Bir sunuş sırasında, iki çeşit karşılıklı etkileşim görülür:
a) Dinleyicilerin arasındaki etkileşim,
b) Dinleyicilerle konuşmacı arasındaki etkileşim.

Dinleyicilerle konuşmacı arasındaki etkileşimin etkin olabilmesi için, konuşmacının sunuş öncesi bazı ön bilgilere gereksinimi vardır. Bu ön bilgi,

(a) Bir sunuş öncesinde dikkatli bir gözlem şeklinde sağlanabileceği gibi (konuşmacıların dinleyiciler konusunda çok değerli bilgilerle donatılmasına yarayabilir),

(b) Dinleyici analizi yapılarak da elde edilebilir.

Dinleyici analizinde nelere dikkat edilmeli:

a) Dinleyici grubunu oluşturan insanlar hakkında ne biliyorum?

b) Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim?

c) Bu bilgileri sunuşun daha etkili olması için nasıl kullanabilirim?

Dinleyici analizinde yardımcı olacak bilgiler:

a) Gelecek insan sayısı,
b) Geleceklerin isimleri,
c) Geleceklerin konumları,
d) Temsil edilen bölümler,
e) Bölüm yöneticilerinin sayısı,
f) Yardımcı personel sayısı,
g) Geleceklerin cinsiyeti,
h) Geleceklerin yaş ortalaması ve kıdem durumu,
i) Karar alma gücüne sahip insan sayısı,
j) Sunuşun konusuna çok ilgi duyan insan sayısı,
k) Sunuşun konusuna çok az ilgi duyan insan sayısı
Bu bilgiler, konuşmacının, yaklaşım konusunda son dakika değişiklikleri yapmasına ve/veya dinleyicinin ruh haline göre kendisini ayarlamasına olanak verir.

Dinleyiciler ne kadar benzeşiyorsa, karşılıklı etkileşim ve dinleyicinin davranışı, konuşmacının mesajı üzerinde o kadar ağırlıklı bir kontrol uygular.

 
Dinleyicinin rolü

- Dinleyicinin rolü pasif değildir.
- Dinleyici, sözlü ve sözsüz olarak enformasyon gönderir.
- Dinleyiciden gelen geri bildirim (feedback), anlatımı ve sunuşun içeriğini etkiler.
- Dinleyicinin konuşmacı üzerinde etki yaptığı gerçeği, sunuş sürecinin bir değişkeni olarak önemlidir.
- Konuşmacı, dinleyicilerin istekleri, ihtiyaçları, hedefleri ve geçmişi hakkında ne kadar çok şey bilirse, sunuşun etkisi o denli yüksek olur.

  Dinleyicinin hedefleri:

(a) Sunuşa yönelik hedefler,
(b) Kişisel hedefler.
 
 
1. Dinleyiciler, sunuşla ilgili olarak, tam olarak ne hedefleniyorsa, onu bekler. Karışık sinyaller alındığında, sunuş etkisizleşir ve sunucuya olan güven azalır.

2. Konuşmacının hedefleri gibi, dinleyicinin hedefleri de (kişisel hedefleri)sunuşun konusuyla ilgili olabilir, ya da olmayabilir:

- İlişki kurmak ve ortalıkta görünmek isteyen, konuya ilgi duymayanlar.
- Sunuşa katılmayı gerçekten isteyenler,
- Kendilerini gelmek zorunda hissedenler,
- Rutin işlerinden başka bir şey yapmış olmak için gelenler.

Konuşmacı bu hedefleri kestirebilmeli, konuyu bu kişilerin ilgisini yakalayacak tarzda sunmalıdır.

B) SUNUŞUN ANLATIM BİÇİMİ

Sunuşlarda kullanılacak anlatım biçimleri:

- Çeşitli anlatım biçimleri veya bunların bir bileşimi kullanılabilir:
Ör. Konuşma, sohbet, konferans ya da söylev biçimleri, Sempozyum, tartışmalı panel ve münazara gibi biçimlerden daha sık kullanılır. 

Tüm bu biçimlerde, dinleyici katılımına çok az olanak tanınır.

Bu sunuş biçimlerinin avantajı: Kendilerine belirli bir süre verildiğinde, konuşmacılar gerekli bilgiyi bu süre içinde daha iyi düzenleyip, verebilirler.
Ancak sunuşun hedefi dinleyicilerin tutumunu değiştirmekse, bu biçimler etkin değildir.
- İlintilendirme (deneysel sunuş). Yetişkinler, en çok, deneysel olarak, yani bir konuyla bağlantı kurarak, ya da bir şey yaparak öğrenirler. Bu nedenle, bir gösteri veya sunulan kavram veya bilgiyi, dinleyicilerin denemesine olanak sağlayan herhangi bir sunuş biçimi, konuşmadan daha etkilidir. Ör. konuşmacı yeni bir bilgisayar sistemini açıklıyorsa, dinleyicilerin makine başına oturtulması ve sistemi kullanmalarının sağlanması daha etkilidir.
• Deneysel sunuşlar geliştirilirken, mevcut zaman ve dinleyicilerin esneklik dereceleri göz önünde bulundurulmalıdır.
• Sunuş bir gösteriye elverişli olmadığında, ana noktaları vurgulayacak bir tarzda konuşulmalıdır

C) SUNUŞ ORTAMI

Sunuş ortamını etkileyen faktörler:
- Fiziksel düzenleme,
- Dikkat dağıtıcı dış etkiler,
- Dinleyicilerin kalabalıklığı.

Kötü bir sunuş ortamı, çok istekli dinleyicilerin bile hevesini kırabilir.

1) Fiziksel Düzenleme

- Dinleyicilerin nasıl oturacağı, mekanın büyüklüğü, kullanılacak araçların (görsel-işitsel araçlar, mikrofon, kürsü, yazı panoları, kara tahtalar vs.) önceden belirlenmesi, sunuş sırasındaki problemleri en aza indirir.

- Fiziksel düzenlemeye (çıkış kapılarının yeri, ısıtma ve havalandırma aygıtları, ışıklandırma ve dinlenme odaları) ve kullanılacak araçlara yabancı olmamak, kişisel stresi azaltır.
- Bilinmeyen değişkenlerin az olması, özgüven o denli artar.

- Ödevin iyi yapılmadığının açıkça görüldüğü durumlarda dinleyici çileden çıkabilir.

2) Dış Etkiler

- Siren, trafik, koridor konuşmaları, vantilatörün yarattığı gürültüler, dinleyicinin dikkatini dağıtır.

Dikkat dağılması anlık bir durum ise, ses ve/veya vücut pozisyonu ayarlanıp, sunuşa devam edilir.

Gürültü devam etmeyi imkansızlaştırıyorsa, en kötü şey paniğe kapılmaktır. Sakin bir şekilde bir şey yapılamayacağı kabul edilerek, zorunlu bazı ayarlamalarla yetinilir (gürültü geçinceye kadar beklemek, kapı veya pencere kapatmak gibi).
3) Dinleyici kalabalıklılığı

Dinleyici kalabalığı, sunuşun ne denli biçimsel olacağını belirler:
- büyük gruplar, iki blok halinde oturtulabilir,
- orta büyüklükteki gruplar 3 blok halinde oturtulabilir,
- küçük gruplar konuşmacının çevresinde veya bir masa etrafında, başta konuşmacı olmak üzere oturtulabilir.
- Küçük gruplara yapılan sunuşlar, biçimsellikten uzaklaşma eğilimi gösterir.
- Dinleyici sayısı arttıkça, biçimsellik derecesi de artar.
- Konuşmacıyla dinleyici arasındaki mesafe arttıkça, karşılıklı etkileşim azalır.

BİR SUNUŞU DENEYSEL HALE GETİRME YOLLARI

1. Dinleyicilerin konuyla özdeşleşmesine yardımcı olacak görsel yardımcılar kullanmak,
2. Özel bir konuyu tartışmak ve analiz etmek üzere dinleyicileri gruplara ayırmak,
3. Konuşmacıya yönelik sorular hazırlamaları için, dinleyicileri gruplara ayırmak,
4. Gruplara örnek olayları analiz ettirmek,
5. Dinleyicilere sunulan kavramın akış şemasını çıkarttırmak,
6. Açık uçlu sorular yöneltmek,
7. Bir süreci örneklerle sergilemek,
8. Gözden geçirilecek literatür ve örnekler sağlamak,
9. Rol canlandırmalarına başvurmak,
10. Konuyu aydınlatmak amacıyla, videoteypler kullanmak,
11. Dinleyicilerin fikirler ve olanaklar üzerinde kafa yormasını sağlamak,
12. Dinleyicilerin görev ya da süreci duyumsamaları için temsili modeller kullanmak,
13. Dinleyicileri canlandırmak için, şaşırtıcı ifadeler kullanmak,
Benzetmelere başvurmak.

admin tarafından yazılmıştır \\ etiketler: sunuş hazırlama, sunuş nedir